Estándar 2.6.4 Publicaciones

En esta sección publicaré las consultas o preguntas que tengan respecto al estándar, pueden hacer uso de la sección "comentarios" para realizar sus preguntas. Tener siempre en cuenta que no existe una única forma de hacer las cosas.  Compartamos el conocimiento.

Pregunta (22/06/2013): 
"Si bien las fuentes de verificación no son excluyentes y no se pretende que se tenga un check list de las fuentes de verificación pudiendo yo sustentar el estándar con otras fuentes,en el caso del Listado de investigaciones realizadas en los últimos tres años puede ser una fuente evidenciada por la institución como puede que el nivel de aceptación se sustente con otras fuentes o con investigaciones realizadas en el último año solamente". 

Al respecto, cabe precisar que para sustentar un estándar, debe contarse con las evidencias que permitan justificar el logro del nivel de aceptación mínimo (incluyendo también los niveles anteriores), que para este caso, desde su nivel 1 hasta el nivel 4 nos pide:

• Definición de políticas para la publicación de sus investigaciones o innovaciones tecnológicas (niveles 1 y 2)
• Difusión de las investigaciones o innovaciones tecnológicas realizadas por los formadores de la carrera profesional a través  de la web u otros medios con libre acceso a todo público (niveles 3 y 4).

A manera de ejemplo los documentos que podrían sustentar el cumplimiento de este estándar serían:

• Un reglamento o procedimiento para las publicaciones de investigaciones o innovaciones tecnológicas.
• La publicación de una síntesis o sumilla de la investigación o innovación tecnológica realizada
• La publicación propiamente de la investigación o innovación tecnológica.

En una evaluación externa, el evaluador podría solicitar:

• Los documentos arriba mencionadas
• Verificación de la publicación y existencia de la investigación o innovación tecnológica, entre otras evidencias.

Nota: el Listado de investigaciones realizadas en los últimos tres años, no necesariamente podría sustentar el nivel de aceptación mínimo.

Pregunta (22/07/2013):
" Sobre las publicaciones. (estándar 2.6.4) Se dice que las investigaciones deben ser publicadas y convertirse en material de acceso al público. Si el producto final de la investigación es un libro, nosotros asumimos que el libro debe estar publicado a través de alguna plataforma física o virtual de acceso público. Si en vez de publicar el producto final (el libro) se publican , por ejemplo, artículos, reseñas , un capítulo del libro. ¿se cumpliría con el estándar? Lo que ocurre es que el autor o la institución podría eventualmente tener alguna resistencia a publicar gratuitamente el material completo, que podría ser parte de un paquete que se quiere (con todo derecho) vender en vez de regalar"

Es válido que la institución quiera mantener cierta reserva sobre el contenido de la investigación debido a la inversión y los fines de la misma, por lo cual la publicación de una parte de esta o un abstract puede ser suficiente; sin embargo, cabe precisar que durante el proceso de evaluación externa, los evaluadores pueden solicitar el acceso a la misma.

Aquí lo importante es que con la investigación se generen nuevos conocimientos o tecnologías, la cual debe ser difundida, y aquellas personas interesadas puedan acceder a este de acuerdo a las condiciones que se establezcan salvaguardando el derecho de propiedad intelectual.

La importancia de la sensibilización y comunicación.

En las capacitaciones que he realizado suelo utilizar el siguiente ejemplo para graficar el impacto de la sensibilización y comunicación.

"Primer escenario, imagine que usted se encuentra muy emocionado porque es la primera vez que viaja en avión, y de un momento a otro, el avión comienza a temblar violentamente producto de una turbulencia, observa a su alrededor y ve algunos pasajeros tranquilos y otros con cara de pánico, esta es una situación confusa y nueva para usted;  como no comprende lo que pasa, muy probablemente imite a alguno de los pasajeros, se quede tranquilo o entre en pánico.

Ahora, imagine esta situación similar, usted se encuentra en el avión y escucha al piloto decir, señores pasajeros estamos entrando a una zona de turbulencia, por favor permanezcan en sus asientos y mantengan los cinturones de seguridad abrochados, muchas gracias.  Al escuchar la tranquilidad del piloto al dar su mensaje y al saber lo que va a suceder, usted se sentirá más tranquilo que en el escenario anterior, sabe que hay una dificultad y  también sabe que el piloto se está haciendo cargo de ello, seguirá sus indicaciones hasta que la turbulencia pase".

Este ejemplo sirve para graficar la importancia de sensibilizar y comunicar al personal las actividades que se van a realizar, con el fin de disminuir los impactos negativos como  los temores, rumores y actitudes de rechazo al cambio y promover actitudes positivas como la colaboración, participación y compromiso. Debido a que el proceso de acreditación, es un proceso nuevo para las instituciones educativas, la sensibilización se convierte en una herramienta clave para el logro de nuestras metas.

¿Cómo sensibilizar?

Lo primero consiste en definir los objetivos que pretendemos alcanzar con la sensibilización, estos pueden ser:

• Informar en qué consiste el proceso de acreditación y sus beneficios
• Crear una cultura por la calidad.

Luego hay que definir que acciones se pueden realizar para lograr los objetivos, aquí les menciono algunos ejemplos:

• Charlas de capacitación, de preferencia dentro del horario de trabajo y de corta duración.  Elaborar frases positivas respecto a los beneficios de la acreditación.
• Responder todas las dudas y consultas que pueda tener la comunidad educativa respecto al proceso
• Elaborar folletos informativos o utilizar algún otro medio de comunicación.
• Etc.

Pero con la sensibilización no termina el trabajo, lo siguiente es mantener una comunicación abierta con toda la comunidad educativa, para reforzar el trabajo realizado en la sensibilización.

¿Cómo y qué debemos comunicar?

Cada institución de acuerdo a sus recursos elegirá el mejor medio de comunicación, aquí les presento algunas ideas de lo que pueden comunicar.

• La conformación de los miembros del comité de calidad así como los cambios de integrantes que pudieran producirse.
• El plan de trabajo de actividades.
• Los avances o logros que van alcanzando progresivamente.
• Frases de ánimo y entusiasmo por conseguir la acreditación.

Con respecto a la comunicación, particularmente no recomiendo el e-mail como medio principal, sino como medio alternativo, porque es cierto que muchos utilizan una cuenta de correo electrónico, pero también es cierto que no leemos todos los correos que recibimos.

Astucia para las encuestas.

En esta sección publicaré las consultas o preguntas que tengan respecto al estándar, pueden hacer uso de la sección "comentarios" para ello. Tener siempre en cuenta que no existe una única forma de hacer las cosas.  Compartamos el conocimiento.

 Se sabe que hay instituciones que vienen ya realizando buenas prácticas de gestión, entre ellas la aplicación de encuestas a sus estudiantes, docentes, administrativos y empleadores, cuyos resultados son luego utilizados para retroalimentar toda la gestión institucional y educativa.

El Modelo de Acreditación de Gestión de la Calidad del CONEACES, en la medición de  algunos de sus estándares, requiere la aplicación de encuestas, su posterior análisis y recomendaciones, para la mejora de aquello que ha sido evaluado.

Una astucia que recomiendo, es leer todo el modelo y por cada estándar identificar si requiere o no la aplicación de una encuesta. Si corresponde, se debe identificar ¿Qué medir? y ¿A quién ?.  Utilice una hoja de papel  por cada grupo de interés y conforme vaya interpretando los estándares, identifique qué se quiere medir y a quién se le aplicará la encuesta, anotándolo en la hoja respectiva, de forma tal que al término del ejercicio tendrá por cada grupo de interés, una lista de encuestas que necesita aplicar, lo siguiente será elaborar las encuestas y definir el momento de la aplicación, 

Ventaja:  Las encuestas se aplicarían una sóla vez por grupo de interés

¿Cómo Elaborar un Plan de Mejora?

En esta sección publicaré las consultas o preguntas que tengan respecto al estándar, pueden hacer uso de la sección "comentarios" para realizar sus preguntas. Tener siempre en cuenta que no existe una única forma de hacer las cosas.  Compartamos el conocimiento.

Existe una amplia bibliografía para la elaboración de planes de mejora, cabe señalar que el Modelo de Acreditación de la Calidad Educativa del CONEACES nos da libertad en la formulación de este plan.

En base a mi experiencia en consultorías de Sistemas de Gestión de la Calidad - ISO 9001, les brindo un ejemplo que pueden utilizar en la elaboración de un plan de mejora.

Pasos para elaborar un Plan de Mejora

1. Haber elaborado un diagnóstico de línea base o al menos una autoevaluación de gabinete/escritorio.

2. Identificar aquellos estándares cuyo nivel de aceptación mínimos no han sido alcanzados.

3. Analizar e identificar la causa del problema (incumplimiento) por cada estándar, si el incumplimiento es simple muy probablemente encuentren la causa raíz del problema rápidamente, en algunos casos es suficiente formularse las siguientes preguntas. ¿Por qué no hemos alcanzado el nivel mínimo de aceptación? o ¿Qué nos falta para alcanzar el nivel mínimo de aceptación?; sin embargo, si consideran que se requiere un mayor análisis, los invito a revisar las diferentes herramientas de calidad que pueden utilizar para encontrar la causa raíz del problema: www.funibeq.org

4. Una vez encontrada la causa raíz, nos resta proponer alternativas de solución, una herramienta muy útil es la lluvia de ideas entre otras.

5. Elegir la mejor alternativa de solución, luego de un análisis de costo/beneficio (cuanto me costaría implementar cada solución y que beneficios me generarían) -hay casos en los que vale la pena realizar un análisis de riesgos para ver si hay algún efecto negativo- 

6. Elaborar un plan de actividades para implementar la solución elegida.  Aquí es donde comenzamos a formular el Plan de Mejora o Plan de Acciones de Mejora.  Un plan de mejora básico debería al menos contener:

• Descripción del Problema / Incumplimiento.
• Objetivos de la solución propuesta.
• Qué estándares del MACE se verían afectados

• Actividades a realizar, responsable de cada actividad, fecha de implementación de la actividad y recursos necesarios para su ejecución.
• Fecha y nombre del responsable que elaboró el plan de acción.
• Dejar una sección final para verificación de la eficacia del plan de mejora.

7. Verificación de la eficacia, servirá para que una vez terminadas todas la acciones del plan de mejora, se verifique si se han alcanzado los objetivos propuestos o si en su defecto se requiere un nuevo análisis y plan de mejora.

Formato modelo de plan de mejora