Fuentes de Verificación ¿Obligatorias o Referenciales?

Este es un tema, que aunque se ha tratado con anterioridad sigue siendo un punto de discusión entre evaluadores externos, miembros de los comités de calidad y CONEACES.

Recuerdo cuando en los años 2010 y hasta el 2012, el discurso que venía dando el CONEACES era el de la obligatoriedad de cumplir con el listado de las fuentes de verificación; sin embargo, hay que tener claro que una fuente de verificación es importante y necesaria en la medida que:

1. Es útil para la organización
2. Sustenta la realización de una o más actividades.
3. No se trata de llenarse de "papeles" para sólo demostrar cumplir con un estándar, eso definitivamente no sería calidad.

Entonces el problema no está en la fuente de verificación sino en el listado que aparece en los estándares y criterios del MACE.

Podemos encontrar por ejemplo: En el estándar 1.1.1 Formulación, ejecución y evaluación del PEI, se indica entre el listado de sus fuentes de verificación las "Actas de reuniones de elaboración del PEI" muy probablemente una institución pública tenga la práctica de elaborar actas; sin embargo, una institución privada tal vez tenga sólo una lista de asistencia acompañada de los acuerdos tomados, entonces ¿no está cumpliendo el estándar? definitivamente sí lo cumple, solo que tiene otras prácticas.

Otro caso: Estándar 1.1.3 Coherencia presupuestal, fuente de verificación "Documento que aprueba el presupuesto", probablemente una institución pública tenga una Res. Directoral que aprueba el presupuesto, pero en muchas privadas, basta con que el presupuesto haya sido ingresado en el sistema informático, entonces ¿Debo crear un documento de aprobación del presupuesto? la respuesta es no, sería "llenarnos de papeles" que no son necesarios porque la práctica de la institución es diferente y sustentable.

Puedo citar muchos más casos, pero creo que este ejemplo es contundente: 2.1.1 Pertinencia de la oferta académica, fuente de verificación "estudios de mercado", imagínese por un momento que un evaluador haya pasado por una institución que gasta importantes sumas de dinero en "Estudios de Mercado" esos que hacen empresas encuestadoras y que valen encima de los 30 mil soles, si es un "evaluador de mente cerrada" se cerrará en la idea de pedir un estudio similar como fuente de verificación; sin embargo, si es posible que existan otras formas de obtener y realizar estudios de mercado, y sin duda, el contenido y la estructura de éstos no son 100% iguales, por lo tanto los estudios de mercado son diferentes entre las instituciones que lo elaboran, y para que esta fuente sea un real estándar, el CONEACES debería proporcionar un modelo estándar con metodología incluida para que pueda decidir si una fuente es válida o no.

Sobre las fuentes de verificación

Las Fuentes de verificación son las evidencias que sustentan el cumplimiento del estándar. En las Fichas de  Operacionalización se citan las fuentes de verificación de cada estándar del MACE; sin embargo, cabe precisar, que estas fuentes de verificación pueden existir en la institución/carrera profesional con otros nombres; pero cuyo contenido evidencian el cumplimiento del estándar

"No se busca tener un check list, ni llenarnos de documentos que no agregan valor".

En las fichas de operacionalización, se tiene una sección que detalla las fuentes de verificación que sirven para sustentar el estándar; no pretendemos que la institución tenga el 100% de documentos que allí se describen, pretendemos que la institución tenga las fuentes, registros o evidencias que permitan sustentar el cumplimiento del estándar; es decir, que pueda demostrar que ha cumplido con el nivel de aceptación del mismo.

Tips importantes

Piense siempre en:

• ¿Cómo puede demostrar que cumple con el nivel de aceptación del estándar?, 

Esta pregunta puede orientarlo en la identificación de las fuentes de verificación.

Una fuente de verificación: Es cualquier documento que contenga información como por ejemplo: un reglamento, un procedimiento, un informe, un formato con datos, un formulario con datos, un registro, una base de datos, un file, etc.


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