En las capacitaciones que he
realizado suelo utilizar el siguiente ejemplo para graficar el impacto de la sensibilización
y comunicación.
"Primer escenario, imagine que usted se encuentra muy emocionado porque es la primera vez que viaja en avión, y de un momento a otro, el avión comienza a temblar violentamente producto de una turbulencia, observa a su alrededor y ve algunos pasajeros tranquilos y otros con cara de pánico, esta es una situación confusa y nueva para usted; como no comprende lo que pasa, muy probablemente imite a alguno de los pasajeros, se quede tranquilo o entre en pánico.
Ahora, imagine esta situación similar, usted se encuentra en el avión y escucha al piloto decir, señores pasajeros estamos entrando a una zona de turbulencia, por favor permanezcan en sus asientos y mantengan los cinturones de seguridad abrochados, muchas gracias. Al escuchar la tranquilidad del piloto al dar su mensaje y al saber lo que va a suceder, usted se sentirá más tranquilo que en el escenario anterior, sabe que hay una dificultad y también sabe que el piloto se está haciendo cargo de ello, seguirá sus indicaciones hasta que la turbulencia pase".
Este ejemplo sirve para graficar
la importancia de sensibilizar y comunicar al personal las actividades que se
van a realizar, con el fin de disminuir los impactos negativos como los temores, rumores y actitudes de rechazo al
cambio y promover actitudes positivas como la colaboración, participación y
compromiso. Debido a que el proceso de acreditación, es un proceso nuevo para
las instituciones educativas, la sensibilización se convierte en una herramienta
clave para el logro de nuestras metas.
¿Cómo sensibilizar?
Lo primero consiste en definir
los objetivos que pretendemos alcanzar con la sensibilización, estos pueden
ser:
- Informar
en qué consiste el proceso de acreditación y sus beneficios
- Crear
una cultura por la calidad.
Luego hay que definir que
acciones se pueden realizar para lograr los objetivos, aquí les menciono
algunos ejemplos:
- Charlas de capacitación, de preferencia dentro
del horario de trabajo y de corta duración. Elaborar frases positivas respecto a los
beneficios de la acreditación.
- Responder todas las dudas y consultas que pueda
tener la comunidad educativa respecto al proceso
- Elaborar folletos informativos o utilizar algún
otro medio de comunicación.
- Etc.
Pero con la sensibilización no
termina el trabajo, lo siguiente es mantener una comunicación abierta con toda
la comunidad educativa, para reforzar el trabajo realizado en la
sensibilización.
¿Cómo y qué debemos comunicar?
Cada institución de acuerdo a sus
recursos elegirá el mejor medio de comunicación, aquí les presento algunas
ideas de lo que pueden comunicar.
- La conformación de los miembros del comité de
calidad así como los cambios de integrantes que pudieran producirse.
- El plan de trabajo de actividades.
- Los avances o logros que van alcanzando
progresivamente.
- Frases de ánimo y entusiasmo por conseguir la
acreditación.
Con respecto a la comunicación,
particularmente no recomiendo el e-mail como medio principal, sino como medio
alternativo, porque es cierto que muchos utilizan una cuenta de correo
electrónico, pero también es cierto que no leemos todos los correos que
recibimos.
