La importancia de la sensibilización y comunicación.

En las capacitaciones que he realizado suelo utilizar el siguiente ejemplo para graficar el impacto de la sensibilización y comunicación.

"Primer escenario, imagine que usted se encuentra muy emocionado porque es la primera vez que viaja en avión, y de un momento a otro, el avión comienza a temblar violentamente producto de una turbulencia, observa a su alrededor y ve algunos pasajeros tranquilos y otros con cara de pánico, esta es una situación confusa y nueva para usted;  como no comprende lo que pasa, muy probablemente imite a alguno de los pasajeros, se quede tranquilo o entre en pánico.

Ahora, imagine esta situación similar, usted se encuentra en el avión y escucha al piloto decir, señores pasajeros estamos entrando a una zona de turbulencia, por favor permanezcan en sus asientos y mantengan los cinturones de seguridad abrochados, muchas gracias.  Al escuchar la tranquilidad del piloto al dar su mensaje y al saber lo que va a suceder, usted se sentirá más tranquilo que en el escenario anterior, sabe que hay una dificultad y  también sabe que el piloto se está haciendo cargo de ello, seguirá sus indicaciones hasta que la turbulencia pase".

Este ejemplo sirve para graficar la importancia de sensibilizar y comunicar al personal las actividades que se van a realizar, con el fin de disminuir los impactos negativos como  los temores, rumores y actitudes de rechazo al cambio y promover actitudes positivas como la colaboración, participación y compromiso. Debido a que el proceso de acreditación, es un proceso nuevo para las instituciones educativas, la sensibilización se convierte en una herramienta clave para el logro de nuestras metas.

¿Cómo sensibilizar?

Lo primero consiste en definir los objetivos que pretendemos alcanzar con la sensibilización, estos pueden ser:

• Informar en qué consiste el proceso de acreditación y sus beneficios
• Crear una cultura por la calidad.

Luego hay que definir que acciones se pueden realizar para lograr los objetivos, aquí les menciono algunos ejemplos:

• Charlas de capacitación, de preferencia dentro del horario de trabajo y de corta duración.  Elaborar frases positivas respecto a los beneficios de la acreditación.
• Responder todas las dudas y consultas que pueda tener la comunidad educativa respecto al proceso
• Elaborar folletos informativos o utilizar algún otro medio de comunicación.
• Etc.

Pero con la sensibilización no termina el trabajo, lo siguiente es mantener una comunicación abierta con toda la comunidad educativa, para reforzar el trabajo realizado en la sensibilización.

¿Cómo y qué debemos comunicar?

Cada institución de acuerdo a sus recursos elegirá el mejor medio de comunicación, aquí les presento algunas ideas de lo que pueden comunicar.

• La conformación de los miembros del comité de calidad así como los cambios de integrantes que pudieran producirse.
• El plan de trabajo de actividades.
• Los avances o logros que van alcanzando progresivamente.
• Frases de ánimo y entusiasmo por conseguir la acreditación.

Con respecto a la comunicación, particularmente no recomiendo el e-mail como medio principal, sino como medio alternativo, porque es cierto que muchos utilizan una cuenta de correo electrónico, pero también es cierto que no leemos todos los correos que recibimos.