El Modelo de Acreditación del CONEACES y además los modelos de la familia ISO 9000, proponen la metodología de mejora continua basada en el círculo de Deming.
En su expresión más básica tenemos que Kaizen significa lo siguiente:
KAI = Cambio
ZEN = Bueno (para mejor)
A diferencia de la reingeniería, que tuvo su mayor fracaso en querer hacer "grandes" cambios en los procesos organizacionales, repensando las cosas y partiendo nuevamente de "cero", lo que originó todo un shock para las organizaciones, sobre todo para el personal, por lo que la reingeniería sigue siendo útil siempre y cuando se gestione apropiadamente su implementación.
La ventaja del Kaizen sobre la Reingeniería de procesos, se encuentra en que que el Kaizen, consiste en dar pequeños pasos para mejorar, no cabe duda, que si los cambios que se dan en la organización son pequeños, éstos facilitarán que el personal se involucre y sean ellos mismos los que hagan que las cosas sean mejor cada día.
Por ejemplo, cuando implementamos en una organización la norma ISO 9001, se enseña la aplicación de acciones de corrección o comúnmente conocido como acciones inmediatas (donde se pretende corregir un error o desviación de los requisitos) para volverlo un producto conforme, luego tenemos las acciones correctivas, las que se realizan cuando la realización de una acción inmediata es insuficiente y requiere que se investiguen las causas, haciendo uso de las herramientas de calidad como la lluvia de Ideas, diagrama de Ishikawa, Pareto, etc., que nos ayudan a encontrar la causa raíz que genera las desviaciones o inconformidades, es ahí cuando luego nacen nuestros planes de acción o planes de mejora, que pretenden evitar que la desviación se vuelva a presentar atacando la causa raíz, que finalmente requiere la verificación de su eficacia.
Lo expresado anteriormente, nos hace formular la siguientes preguntas:
- Pasar de un procedimiento versión 1 a versión 2 ¿es una mejora?
- Elaborar un reglamento, procedimiento o política, cuando antes no existía, ¿es una mejora?
- Mejorar el clima organizacional, ¿es una mejora?
- Aplicar encuestas que antes no se hacían, para analizar sus resultados e implementar acciones que contribuyen al aumento de la satisfacción del cliente ¿es una mejora?
La respuesta a todas estas preguntas es afirmativa
Recordemos el concepto básico, cambios para mejorar, y no tienen que ser grandes cambios, basta con que sean pequeños pasos que contribuyan a una mejora.
- Si se elabora un nuevo procedimiento es porque la versión anterior ya no se ajustaba a las necesidades de la organización y se requería una nueva versión.
- Una política, procedimiento o reglamento documentado, contribuye a estandarizar las actividades asegurando que éstas sean seguidas por sus responsables de ejecución y facilita su análisis cuando hay desviaciones. Cuando son sólo verbales, se generan desviaciones.
- Sin duda un clima organizacional mejorado aumenta la producción en toda organización.
- Aumentar la satisfacción del cliente sin duda es otra mejora porque sin clientes no hay organización.
- Esto nos lleva a una segunda e importante pregunta
¿Es necesario que aplique Herramientas de Calidad para analizar todos los problemas de la organización?
La respuesta es NO, aplicar herramientas de calidad significa tiempo del equipo de calidad o de mejora continua, tiempo que se debe aprovechar bien y no mal utilizar.
Entonces ¿Qué determina que aplique o no "Herramientas de Calidad"?
La experiencia nos dice que es la recurrencia de una desviación; es decir, la frecuencia con la que esta se presenta y el umbral de cada frecuencia lo determina cada organización, para ello si es importante tener una base de datos de las desviaciones que se presentan, que es lo que un sistema de calidad, como la ISO 9001 genera.
Para el caso de los que implementan los estándares del CONEACES, en cada estándar encontrarán sus requisitos y sin duda si se encuentra el incumplimiento de un requisito, no siempre requiere mayor análisis, que sólo tomar acciones para implementar el requisito solicitado.
Para mayor información, recomiendo los siguientes links.
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