Estándar 4.3.1. Base de datos de egresados (Modelo CONEACES)

Para implementar este estándar, identifiquemos primero el nivel de aceptación, que en este caso es el 3. entonces resumiendo los requisitos desde el nivel 1 al nivel 3 tenemos:

• Contar con un registro de egresados de la carrera profesional
• Que el registro este actualizado en los 3 últimos años.

Nuevamente aparece el término "últimos años", como sugerí en el estándar 4.3.2, es mejor tomar la palabra último año por periodos de enero a diciembre.

Como se podrá notar, el estándar no menciona nada sobre que contenido debe tener esta base de datos, ni como debe estar estructurado el registro, entonces eso da la libertad a toda institución educativa de formular la estructura que considere más pertinente, de preferencia incluir nombres, datos de contacto y cargos desempeñados.

Este registro puede estar en papel o en formato digital, es libre de elegir.  Por ejemplo un evaluador externo solicitaría esta base de datos y para efectos de corroborar que se encuentre actualizado, podrá llamar a algunos de los egresados (por lo general 3) para corroborar la información.     Pero no se preocupe si un egresado no responde o en ese mese cambiaron sus datos, puesto que el mundo permanece en movimiento y eso lo deben saber los evaluadores, entonces deberán simplemente llamar a otros egresados para terminar la prueba.

Si vemos las fuentes de verificación, hay una fuente que no necesariamente es indispensable como "Plan de seguimiento a egresados" es posible que hayan institutos que tengan un procedimiento escrito para ello o hay institutos que siendo algo sencillo de realizar, no lo tengan escrito pero la propia base de datos es evidencia de su realización.  Además, en ninguno de los 5 niveles de los grados de cumplimiento se pide este plan.

Luego tenemos una fuente que dice "Resultados del seguimiento con un alto grado de inserción laboral de los egresados", esta fuente es referencial porque ¿Qué es un alto grado de inserción laboral? es ¿más del 90%? o ¿es más del 50%?, además, en los niveles de gradualidad no se indica ni cita a esta fuente.

Finalmente la fuente "Resultados de la aplicación de encuesta a egresados"  la pregunta que falta definir es ¿Qué encuesta?, tal vez siguiendo el sentido del estándar se refiere a una encuesta o debería llamarse cuestionario para preguntar los datos a los egresados a fin de actualizar su registro, esta tampoco es una fuente válida.

Si deseas asistencia técnica para implementar eficazmente este indicador puedes escribirme a juliocuzcano@gmail.com

Estándar 4.3.2. Satisfacción de Egresados (Modelo CONEACES)

De acuerdo a la ficha de operacionalización ya tenemos definido una fórmula, que es la siguiente:

Porcentaje = Egresados satisfechos del último año / total de alumnos egresados el último año.


Aquí debemos prestar atención en el periodo que nos dan "último año", lamentablemente se carece de un diccionario de términos para orientar mejor la interpretación de esta palabra, porque sus posibles interpretaciones son:

• Puede referirse a los 12 últimos meses, contabilizados a partir del término del último semestre, contabilizando 12 meses hacia atrás.
• Puede también referirse al último año contabilizado en periodos de enero a diciembre, eso quiere decir que si nos presentamos en marzo 2014 para la acreditación, deberíamos tener información de enero a diciembre del 2013

Profesionalmente sugiero la segunda opción  por su facilidad de medición y control.

Para lograr este nivel de satisfacción debemos encontrarnos en el nivel de aceptación 3, que nos demanda tener al menos un 50% de egresados satisfechos con la formación recibida.

Aquí viene una pregunta interesante ¿Cómo logro este valor?

Bueno, en principio se debe elaborar una encuesta dirigida a los egresados, en la cual se pregunte información que no sólo sirva para demostrar el cumplimiento del estándar, sino que sirva también como retroalimentación para la propia carrera a fin de saber si la formación que se brinda responde a las necesidades del mercado.

En caso de necesitar ayuda para la elaboración de este tipo de encuestas, puede escribirme a juliocuzcano@gmail.com

Cómo prepararse para una Evaluación Externa

Toda institución que va a pasar por una evaluación externa debe tener en cuenta lo siguiente:

Para que la evaluación sea correcta y justa, el evaluador externo debe solicitar UNICAMENTE aquellos requisitos descritos en los grados de cumplimiento del estándar y no basarse en el listado de fuentes de verificación.

Sería un error que el evaluador se base solamente en el listado de las fuentes de verificación, ¿Por qué? porque por sí solas las fuentes no determinan el grado de cumplimiento y segundo porque estas son referenciales.

¿Qué hacer si el evaluador externo coloca una observación o incumplimiento cuando estoy realmente cumpliendo con el estándar?

Para este caso, hasta la fecha de hoy, no existe procedimiento para ver dicho caso; sin embargo, se sugiere tomar nota del hecho y elevar un informe al CONEACES para que se pronuncie al respecto.

El CONEACES es la autoridad para pronunciarse en caso exista ambiguedad en la interpretación de los requisitos.

El evaluador externo tiene la obligación de exigir los medios probatorios que sustenten un estándar basado en los requisitos de los grados de cumplimiento, que la única forma de asignar un valor a un estándar.

Un ejemplo:  Un evaluador externo no podría exigir que la institución aplique una evaluación de desempeño por competencias o por objetivos, porque el modelo de acreditación no indica cual, sólo indica que se aplique una evaluación de desempeño.

Para más recomendaciones y simulación de evaluación externa puedes contactarme a juliocuzcano@gmail.com

Estándar 4.3.3 Relación Permanente con el egresado (CONEACES)

¿Cómo implementar este estándar?

Su nivel de aceptación es el 3, así que desde el nivel 1 hasta el nivel 3 tenemos los siguientes requisitos identificados:

1. Contar con un Plan de Actividades orientado a generar contacto con los egresados.
2. El plan tiene que estar en ejecución.

Este estándar no es complicado de elaborar, debe tenerse en cuenta que para toda acción debe haber un responsable; es decir, debe haber al menos una persona encargada de elaborar y supervisar la ejecución de este plan de actividades.

La pregunta más común es ¿Qué pasa si el plan no se viene ejecutando según el cronograma o si las actividades se han retrasado?  Aquí lo importante es demostrar que se está trabajando en su realización, que existe un análisis de causas y medidas correctivas que justifiquen el retraso de las actividades.  Pero para efectos de la evaluación externa si será necesario al menos haber realizado una actividad de las programadas.

Otra pregunta común es ¿Cuántas actividades debo realizar?  la respuesta correcta es al menos 1 ya que no existe requisito que determine el valor mínimo de éstas.

Si deseas asesoría o asistencia en la planificación y realización de eventos, contactame a juliocuzcano@gmail.com

Estandar 4.3.4 Inserción Laboral

Cómo implementar el estándar de Inserción Laboral

De acuerdo a la versión 2, debemos primero identificar el nivel de aceptación mínimo que nos pide el modelo, en este caso el nivel de aceptación 3

Desde el nivel 1 hasta el nivel 3 tenemos como resumen los siguientes requisitos:

1. Contar con una oficina o área de inserción laboral encargada de la bolsa de empleo para la carrera que se quiere acreditar.
2. Debe encontrarse en funcionamiento.
3. Cuenta con información acerca del grado de satisfacción de los empleadores respecto a los egresados.

En el punto 1 bastaría con tener personal encargado de conseguir convenios y anuncios de empleo, no lo pide el requisito; pero como buena práctica recomendaría que se establezca un reglamento que norme el uso y las funciones de la oficina o responsable de la bolsa de empleos.

Ademas, mi experiencia me ha enseñado que la bolsa de empleos puede tener otros nombres como "Bolsa de Trabajo", "Oficina de Empleos", "Banco de Talentos", etc.

Es importante que esta bolsa de trabajo, que si bien es cierto debería ayudar a todos los estudiantes a conseguir empleo, para efectos de la acreditación y durante la evaluación externa sólo se centrará en la ayuda que brinda a los estudiantes de la carrera a acreditar.

Respecto al punto 2, lo mínimo que se espera es que esta oficina se encuentre en funcionamiento, haya un horario de atención conocido por los usuarios de la misma.

Finalmente, el punto 3 va un poco más allá de la labor de conseguir empleo, lo que se pide es elaborar una "Herramienta" para el recojo de información útil que permita medir que tan satisfechos se encuentran los empleadores con nuestros egresados. Tómese nota que le requisito no indica la antigüedad de egreso de los egresados, eso quiere decir que puede interpretarse en un contexto amplio, donde es válido tener una encuesta relacionada a la última promoción de egresados o una que considere los egresados de los 3 últimos años, usted decide, no el evaluador externo.  Otro detalle importante es que tampoco el requisito pide tener una meta de satisfacción; es decir, es válido que usted tenga 10% de satisfacción como un 90% ¿Por qué? no, no es un error, se ha buscado primero que se genere una cultura de medición, para luego ya en una 3era versión de los estándares proponer una meta.

En caso de querer elaborar una encuesta que le ayude a conseguir mejores resultados, puede contactarme al siguiente e-mail: juliocuzcano@gmail.com

Fuentes de Verificación ¿Obligatorias o Referenciales?

Este es un tema, que aunque se ha tratado con anterioridad sigue siendo un punto de discusión entre evaluadores externos, miembros de los comités de calidad y CONEACES.

Recuerdo cuando en los años 2010 y hasta el 2012, el discurso que venía dando el CONEACES era el de la obligatoriedad de cumplir con el listado de las fuentes de verificación; sin embargo, hay que tener claro que una fuente de verificación es importante y necesaria en la medida que:

1. Es útil para la organización
2. Sustenta la realización de una o más actividades.
3. No se trata de llenarse de "papeles" para sólo demostrar cumplir con un estándar, eso definitivamente no sería calidad.

Entonces el problema no está en la fuente de verificación sino en el listado que aparece en los estándares y criterios del MACE.

Podemos encontrar por ejemplo: En el estándar 1.1.1 Formulación, ejecución y evaluación del PEI, se indica entre el listado de sus fuentes de verificación las "Actas de reuniones de elaboración del PEI" muy probablemente una institución pública tenga la práctica de elaborar actas; sin embargo, una institución privada tal vez tenga sólo una lista de asistencia acompañada de los acuerdos tomados, entonces ¿no está cumpliendo el estándar? definitivamente sí lo cumple, solo que tiene otras prácticas.

Otro caso: Estándar 1.1.3 Coherencia presupuestal, fuente de verificación "Documento que aprueba el presupuesto", probablemente una institución pública tenga una Res. Directoral que aprueba el presupuesto, pero en muchas privadas, basta con que el presupuesto haya sido ingresado en el sistema informático, entonces ¿Debo crear un documento de aprobación del presupuesto? la respuesta es no, sería "llenarnos de papeles" que no son necesarios porque la práctica de la institución es diferente y sustentable.

Puedo citar muchos más casos, pero creo que este ejemplo es contundente: 2.1.1 Pertinencia de la oferta académica, fuente de verificación "estudios de mercado", imagínese por un momento que un evaluador haya pasado por una institución que gasta importantes sumas de dinero en "Estudios de Mercado" esos que hacen empresas encuestadoras y que valen encima de los 30 mil soles, si es un "evaluador de mente cerrada" se cerrará en la idea de pedir un estudio similar como fuente de verificación; sin embargo, si es posible que existan otras formas de obtener y realizar estudios de mercado, y sin duda, el contenido y la estructura de éstos no son 100% iguales, por lo tanto los estudios de mercado son diferentes entre las instituciones que lo elaboran, y para que esta fuente sea un real estándar, el CONEACES debería proporcionar un modelo estándar con metodología incluida para que pueda decidir si una fuente es válida o no.

Herramientas de recolección y herramientas de Implementación

Muchas veces hemos escuchado sobre la elaboración de las herramientas de recolección de información; sin embargo, poco se ha mencionado de las herramientas de implementación.

A diferencia de las herramientas de recolección donde tenemos por ejemplo las encuestas, los cuestionarios y los formularios, existen otras herramientas que nos ayudan a la implementación del modelo de aseguramiento de la calidad educativa, por ejemplo entre ellas tenemos las herramientas de gestión por ejemplo:

De gestión estratégica

• El PEI - Proyecto Educativo Institucional
• El POA - Plan Operativo Anual o Plan Anual de Trabajo
• El Plan estratégico de la institución

De gestión del talento humano

• Manual de Organización y Funciones
• Organigrama
• Perfil de puestos de trabajo
• Procedimientos de Selección y Contratación de personal administrativo
• Procedimientos de Selección y Contratación de personal docente.
• Políticas de remuneración, incentivos, y prestaciones sociales.
• Políticas motivacionales y retención del talento
• Procedimiento de evaluación de desempeño.
• Medición del clima laboral.
• Etc.

De gestión administrativa

• Plan de mantenimiento preventivo.
• Plan de Salud y seguridad
• Plan de gestión ambiental.
• Etc.

Entonces primero hay que pensar en la herramientas para la implementación del modelo y luego en las herramientas para la recolección de la información.

Consultas a: Juliocuzcano@gmail.com

¿Qué hago en la etapa autoevaluación?

Una vez que se ha cumplido con presentar la comunicación de ingreso a la etapa previa al proceso de acreditación, el proceso donde la mayoría de instituciones se ha entrampado es la etapa de autoevaluación, donde se pierde un poco el horizonte de lo que se debe de hacer.

El gráfico siguiente describe la metodología que sugiero para concluir a buen término esta etapa.

(click en la imagen para agrandar)

La línea base se refiere al punto de partida, es la realización de un diagnóstico -ya comentado en este blog-, luego vendría la elaboración de los planes de mejora y su respectiva implementación, luego viene la elaboración de instrumentos que sin duda, guardan relación con los planes de mejora, hay que tener en cuenta que hay 2 tipos de instrumentos, instrumentos de implementación o documentos de gestión como por ejemplo: Actas, PEI, Formato de Evaluación de desempeño, Presupuesto, etc.  y los instrumentos de recojo de información que vendrían a ser los instrumentos para evaluar si se ha alcanzado un determinado estándar, estos últimos instrumentos servirán para la elaboración del informe de autoevaluación.